Naše skúsenosti s prácou na diaľku
Keď sme začiatkom roka na našej fan page napísali: “Nestrácajte hlavu, pripútajte sa a vykročte do nového roka tou správnou nohou,” tak sme to skutočne mysleli vážne. Hlavu sme síce nestratili, no pandémia zmenila od základov takmer všetko. Práca z domu? Rúška? Žiadne lietanie alebo dovolenka? Kváskovanie? Otužovanie? Čožééé, Roman?!
Poznámka za čiarou: Vyskúšal som kváskovanie, aj otužovanie. Na prvý pohľad dve rozdielne aktivity. No ak ste sa niekedy v Trnave zastavili pri splave v Kamenáči, tak viete, ako blízko k sebe majú.
Práca z bezpečia domova
Možno si poviete: “Digitálna agentúra, kde môže byť problém?” Nebolo to však vôbec jednoduché. Pred rokom sme napríklad neumožňovali ani home office, čo v kritickom období malo za následok chýbajúce technické zázemie. Dôvodov, prečo sme dlhodobo práci z domu odolávali, bolo viacero. Obava o tím bol jedným z nich. Atmosféra agentúry sa nepochybne ťažšie prenáša do online domáceho prostredia.
Skromne, za desať rokov sa nám podarilo spoluvytvoriť naozaj úžasné prostredie. Ťažko nahradiť tie rána, keď sa stretneme na prízemí nášho domu, preberieme novinky zo životov, kníh a internetov, zhejtujeme nový diel obľúbeného seriálu, rypneme do seba, zasmejeme sa a ideme na to. Neskôr opäť do seba rypneme a pracujeme ďalej. A tak dookola. Po 90 dňoch doma to mám stále v sebe, zažité deň čo deň, už desať rokov. Nie odpočuté na Zoom mítingu.
Pandémia nám ale uštedrila šťuchanec pod rebro. Technické zabezpečenie, presuny, návody a postupy pri práci na diaľku sa nám podarilo dať dokopy už v priebehu dvoch úvodných marcových týždňov a prvú vlnu pandémie sme zvládli vcelku obstojne. Doteraz ma prekvapuje, ako sa nám to všetko podarilo v relatívne krátkom čase a v tak globálne vypätej situácii. Samozrejme, pomohli aj odporúčania priateľov na spoľahlivých IT dodávateľov, ktorým ďakujeme.
Počas dlhých letných dní, prišiel čas obzrieť sa späť, analyzovať a vyhodnocovať. Keďže všetci vieme, čo dokázala analýza, rozhodol som sa prácu na diaľku poňať v budúcnosti odvážnejšie. Zároveň som predpokladal, že ďalším vlnám pandémie sa nasledujúce mesiace určite nevyhneme.
Pozorne som teda sledoval, do akých zmien sa púšťajú ostatné firmy a inšpiroval sa, kde sa dalo. Stalker na Facebook-u a LinkedIn-e v akcii. :-) A nielen na sociálnych sieťach, ale napríklad aj v pre mňa nadčasovej knihe Remote: Office Not Required, ktorej autor Jason Fried, zakladateľ firmy Basecamp, už v roku 2013 spísal svoje skúsenosti s prácou na diaľku. Nebudem sa preto o sedem rokov neskôr tváriť, že som vymyslel koleso. Na druhej strane neexistuje univerzálny návod a obyčajným, nepremysleným prevzatím skúseností iných možno pokaziť oveľa viac, ako sa zdá. Preto som naozaj dôkladne prispôsobil len tie, ktoré sú pre našu agentúru najvhodnejšie, a verím, že môžu dlhodobo fungovať.
Osobná zodpovednosť a sloboda
V prvom rade sme zmenili pohľad na prácu. Hlavnou zmenou je možnosť pracovať bez obmedzenia miesta a bez fixného pracovného času. Ako to môže fungovať? Anarchia to veru nie je a riadime sa jednoduchými princípmi. Všetky nebudem rozoberať do detailu, tie najhlavnejšie aj s jednotlivými nástrojmi zhrniem v týchto základných okruhoch: dostupnosť, komunikácia, zodpovednosť, efektivita a kvalita.
Dostupnosť
Zaužívanou praxou v agentúrach býva zadefinovanie maximálneho počtu dní práce na diaľku, najčastejšie 2-3 dni do mesiaca. Rozhodli sme sa, že pre nás tento limit nie je podstatné určovať. Vieme sa predsa samostatne a zodpovedne rozhodnúť s prihliadnutím na osobné potreby, ale i pracovné povinnosti.
Zvolili sme opačný prístup, tzv. office days. Aspoň na päť za sebou idúcich dní do mesiaca sa ukážeme v office a zažijeme osobný kontakt. Taká malá záruka nezvlčenia sa. S tými, ktorí budú v zahraničí, sa uvidíme aspoň trikrát do roka na spoločných stretnutiach. V prípade aktivácie nášho interného epidemiologického semafora sa v čase oranžovej a červenej farby nevyžadujú office days.
Ako fanúšikovia minimalizmu sme odstránili nepotrebné kroky, za ktoré považujeme schvaľovanie práce na diaľku či dovolenky (ktorá sa u nás len nahlasuje). Osobná zodpovednosť a sloboda nadovšetko! Pozor, bez dôvery to však nepôjde. :-)
Keďže si môžeme určiť naozaj flexibilný pracovný čas, potrebovali sme zabezpečiť časové prekrývanie dostupnosti členov tímu. Zadefinovali sme si preto povinnú dostupnosť minimálne štyri hodiny z pracovného dňa v časovom rozmedzí od 09:00 do 15:00 hod., ktoré si aspoň deň vopred určí každý z nás. Teraz nám už naozaj nič nebráni cez deň vybehnúť do fitka, ísť si zabehať do prírody alebo na úrady (schválne, čo potrvá dlhšie). Alebo len tak vyjsť von s rodinou ešte za svetla počas krátkych zimných dní. Logicky, je možné sa tiež zbaliť a odísť na štyri mesiace surfovať a pracovať na Bali. No dobre, pandémia, ale o rok…
Základné princípy dostupnosti teda sú:
- sloboda výberu miesta bez obmedzenia;
- informovanie vopred o svojej dostupnosti;
- zabezpečenie prekrývania minimálne 4 hodiny denne.
Nástroje, ktoré používame: Toggl Track pre evidenciu času, Toggl Plan pre plánovanie projektov a dostupnosti.
Komunikácia
Základné princípy komunikácie máme v podstate len dva:
- efektívna a transparentná komunikácia;
- nezabúdaj na mimo-pracovnú komunikáciu, neuzavri sa do seba.
V komunikácii sa môže vyskytnúť viacero zádrhelov. Preto sa držíme nasledovných tipov, ako im predchádzať:
- pravidelné online hovory;
- vždy predpokladáme nedorozumenie pred zlomyseľnosťou;
- komunikáciu držíme vždy v písomnej forme, aj na potvrdenie po dohode cez video hovor;
- ak niekto nerozumie zadaniu, zosumarizuje otázky a naraz ich zdieľa s ostatnými;
- ak aj po dodatočnom vysvetlení vznikajú otázky, neváha a spraví video hovor, kde sa zrejme všetko veľmi rýchlo vyrieši (je to naozaj oveľa efektívnejšie ako siahodlhé písanie);
- nepoužívame podmieňovací spôsob pri odovzdávaní, ako napríklad “malo by to byť hotové“; správne je “mám to hotové“, čo znamená, že si stojím za výsledkom a všetko som si otestoval.
Nástroje, ktoré používame: Slack pre rýchlu komunikáciu, Zoom pre video hovory a klasický E-mail.
Zodpovednosť, efektivita a kvalita
Túto komplexnú tému by som pre potreby tohto článku zjednodušil a zhrnul v troch princípoch:
- spoľahnutie sa na kvalitný výstup a včasné odovzdanie;
- dvojitá kontrola vypracovania, štandardne vysoká kvalita;
- plánovanie a rozdeľovanie úloh na menšie celky.
Nástroje, ktoré používame: JIRA, Confluence a Bitbucket (Atlassian produkty).
To už je ale všetko, či?
Nieeeeeee. Navyše sme zaviedli tzv. pohyblivé pracovné miesta v office, bez garancie stáleho miesta na sedenie, v zmysle hesla: “Rezervuj si, vedľa koho budeš zajtra sedieť.”
Takto si môžu k sebe sadnúť tí, ktorí aktuálne pracujú na spoločnom projekte a potrebujú spolu komunikovať intenzívnejšie. Navyše počas dní, kedy viacerí pracujú na diaľku, si v office môžeme k sebe posadať bližšie. Aktuálne síce blízkosť nik nevyhľadáva, no uvidíte o pol roka! (Alebo teda zatiaľ ďalej od seba.)
Okrem toho sme spracovali návody na riešenie možných problémov, či už v oblasti komunikácie, tímovosti, produktivity, manažmentu alebo aj plánovania. Tieto sme našťastie zatiaľ nemuseli využiť. Čo však určite využívame, sú naše jednoduché zásady ako byť lepším manažérom či kolegom na diaľku.
Miesta a pracovné prostredie začneme transformovať postupne, keďže bez macBook-ov by to bolo celkom nepohodlné, aj keď zábavné migrovanie iMac-ov po celej agentúre. Aby som ale nezabudol, inšpirovali nás aj Tata Bojs, ktorí na najnovšom albume spievajú: “Velký třesk, clean desk, čistý stůl”. Takže áno, clean desk policy je v platnosti tiež.
Toľko teória. Kde sa aktuálne nachádzame?
Tieto princípy aplikujeme od konca októbra, čo je príliš krátky čas na unáhlené závery, no zopár postrehov máme už teraz. Značenie dostupnosti musí byť čo najjednoduchšie a najprehľadnejšie. Aj preto vznikla potreba nástroja na mieru, ktorý bude viac vyhovovať našim potrebám. Aktuálne používame Toggl Plan a Toggl Track, s ktorými sme spokojní, no pre potreby značenia dostupnosti nie sú ideálne. Náš interný nástroj bude bežať na Laravel + VueJS a bude využívať API týchto služieb. Code base radi zverejníme.
Osobné postrehy
Za seba môžem povedať, že vždy funguje síce otrepané, no pravdivé “lead by example”. Vždy a za každých okolností. Ak sa budete tváriť, že vás virtuálny meeting otravuje, tak nikdy nedosiahnete prijatie tohto formátu ostatnými. A to platí o všetkom.
Posledným tipom je moja obľúbená virtuálna káva / čaj o tretej, ktorú organizujem aspoň raz do týždňa. Kto má v túto hodinu čas, sa môže pripojiť do skupinového rozhovoru na vopred vybranú tému z rôznych oblastí. Je to úplná oddychovka, ktorú si (dúfam, že úprimne) pochvaľujú všetci. Občas mám dokonca pocit, že diskutované témy preberieme viac do hĺbky než počas osobného rozhovoru, ktorý sa skôr môže zvrtnúť do srandičiek.
Na záver by som tu ešte rád spomenul pozitívnu odozvu zavedených zmien od členov tímu, ktorí do práce dochádzajú z väčšej vzdialenosti. V priemere viacerí z nás strávia hodinu denne iba cestovaním. Do týždňa to činí päť hodín, čo je mimochodom do roka cca. desať dní strávených iba dochádzaním. Akákoľvek šanca ušetriť čas zvýšila celkovú spokojnosť a work-life balance týmto dostal úplne nový rozmer.
Prínosy a očakávania
Za mňa je to jednoznačne:
- posun od klasického manažmentu času a stoličiek k manažmentu kvality práce a výstupov;
- promptnejšia podpora zahraničných klientov v iných časových pásmach, čo je v našom prípade pri nových klientoch z Kanady a USA aktuálnejšie skôr, ako sme čakali;
- jednoduchší spôsob prijatia a práce členov tímu, aj mimo Slovenska;
- udržanie kroku s dobou a prispôsobenie sa aktuálnym potrebám;
- a v neposlednom rade naozajstný work-life balance.
Naše ďalšie plány? Tých máme viacero a zrejme sa pri hore opísaných zmenách nezastavíme. Uvidíme… :-) A čo vy? Zaviedli ste nejaké zmeny? Aké sú vaše skúsenosti?
